Inhalt
Was ist eine Pressemappe?
Eine Pressemappe ist ein klassisches Mittel der PR. In einer Pressemappe befinden sich verschiedene Dokumente mit Informationen zum Unternehmen. Vorrangig wird die Pressemappe in der Pressearbeit genutzt. Denn hierbei müssen Journalisten mit Informationen versorgt werden. Alle Informationen zu einem Thema inklusive Hintergrundlektüre findet sich in der Pressemappe. Jeder erhält dieselben Informationen und das ohne großen Zeitaufwand.
Heutzutage wird die Pressemappe hauptsächlich digital genutzt. Bei Pressekonferenzen ist es aber immer noch üblich eine gedruckte Version der Pressemappe nebst der digitalen Version anzubieten.
Brauche ich als Einzelunternehmer eine Pressemappe?
Wohl die wenigsten Solounternehmer werden eine Pressemappe haben. Dennoch lautet meine Empfehlung: Ja, auch als Kleinunternehmer brauchst du eine Pressemappe. Und ja, auch wenn du (noch) keine Pressearbeit machst, solltest du eine Pressemappe haben. Denn der Inhalt einer Pressemappe ist besonders wertvoll für alle Unternehmer, die Zeit sparen und gleichzeitig professionell arbeiten möchten.
Die in der Pressemappe enthaltenen Dokumente finden nämlich nicht nur in der Pressearbeit Anwendung, sondern auch häufig bei vollkommen anderen Bereichen. So kannst du die Unternehmensinformation auch auf deiner Website oder für einen Flyer nutzen. Produkt- oder Dienstleistungsinformationen kannst du an interessierte Kunden herausgeben. Das Media-Kit unterstützt dich bei Kooperationsanfragen und durch das Cheatsheet hast du die Möglichkeit alle relevanten Informationen über dein Business auf einen Schlag darzustellen – eine tolle Möglichkeit auch mal wieder auf deinen Social-Media-Kanälen zu zeigen, was du so alles machst.
Die Pressemappe ist ein Chamäleon in ihrer Nutzung. Es gibt kaum Unternehmensbereiche in denen man nicht auf die Inhalte der Mappe zurückgreifen könnte.
Und das hat im Arbeitsalltag erhebliche Auswirkungen. Einmal erstellt, kann man die Pressemappe immer wieder verwenden. Statt jedes Mal neue Texte zu erstellen, kannst du so immer auf deine Pressemappen-Texte zurückgreifen. Das spart Zeit und sorgt für Einheitlichkeit. Zudem kannst du durch die bereits erstellten Inhalte viel schneller agieren.
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Was gehört in eine Pressemappe?
Die Inhalte in einer Pressemappe sind immer sehr ähnlich aufgebaut. Die Pressemappe besteht immer aus einem Grundgerüst, welches nach Bedarf noch mit weiteren Informationen angereichert werden kann.
Im Grundgerüst befindet
- Inhaltsverzeichnis
- Unternehmensinformation
- Produkt- / Dienstleistungsinformation(en)
- Lebenslauf (besonders bei Personal Brands)
- Pressefotos
- Media Kit
- Cheatsheet
- Kontaktinformationen
Je nach Situation können dann noch weitere Inhalte, wie Pressemitteilungen, Berichte, Studien(ergebnisse), Interviews, Statements, Pressespiegel, usw. hinzugefügt werden.
Verwendet man die Pressemappe digital, sollten alle Informationen zu einem Dokument gebündelt werden. Dieses Dokument sollte übersichtlich und leicht zu nutzen sein. Ich empfehle ein PDF-Dokument mit aktiven Inhaltsverzeichnis. So kann der Leser schnell im Dokument von A nach B springen.
Eine Print-Pressemappe folgt anderen Regeln. Hier werden alle Dokumente separat ausgedruckt und in eine Mappe gepackt. Die Reihenfolge der Dokumente sollte bei allen Mappen gleich sein. Obenauf liegt das Inhaltsverzeichnis.
Pressemappe Design
Eine Pressemappe besticht in erster Linie durch einen sauberen und inhaltlich korrekten Aufbau. Aber natürlich isst auch hier das Auge mit. Neben dem Anspruch einfach eine schöne, ansehnliche Pressemappe zu kreieren, hat das Design eine weitere wichtige Aufgabe: den Wiedererkennungseffekt stärken.
Effektives Branding setzt auf ein wiedererkennbares Corporate Design. Im besten Fall verknüpft der Leser deiner Pressemappe mit deinem Corporate Design dein Unternehmen. Er braucht also gar nicht erst auf Logo oder Unternehmensdaten gucken um zu erkennen, von wem die vorliegende Pressemappe stammt.
Ein gelungenes Design unterstützt zudem den Lesefluss und macht die Aufnahme von Information leichter. Besonders für Journalisten, die häufig wenig Zeit haben, ein entscheidender Vorteil.
Und ganz nebenbei macht ein schönes Design auch einfach Spaß und unterstreicht deine Professionalität.
Wie sollte man eine Pressemappe verwenden?
Wie bereits erwähnt, findet die Pressemappe in weit mehr Fällen als nur der Pressearbeit Anwendung. Neben den bereits genannten Möglichkeiten, solltest du deine Pressemappe jedoch auch immer online, am besten auf einer eigenen Presse-Seite, bereitstellen. Dort können sich Medienvertreter dann schnell und unbürokratisch deine Pressemappe herunterladen.
Die Pressemappe kannst du als Ganzes verwenden, oder auch einzelne Teile nach Bedarf versenden. So ist es beispielsweise nicht immer notwendig einem Kunden bei der Frage nach einer deiner Dienstleistungen gleich die ganze Mappe zu schicken, sondern sinnvoller die jeweilige Dienstleistungsinformation als einzelnes Dokument herauszugeben. Ich erstelle daher immer eine Gesamtmappe und die jeweiligen Unterlagen als einzelne Dokumente.
