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Warum ist der Zeitpunkt so wichtig?
Vielleicht fragst du dich, warum der richtige Zeitpunkt so entscheidend ist. Zeit ist einer der stärksten Nachrichtenfaktoren und daher sehr wichtig für das Funktionieren deiner Pressearbeit. Zum anderen geht es aber auch darum, dir die Arbeit zu erleichtern. Sendest du deinen Pitch beispielsweise zu früh an eine Redaktion heißt es abwarten und dran bleiben. Immer wieder solltest du nachfragen, damit dein Thema nicht unter den Tisch fällt. Sendest du es zum passenden Zeitpunkt, so ersparst du dir diesen Arbeitsaufwand.
Gibt es für jedes Thema den richtigen Zeitpunkt?
Das Planung das halbe Leben ist wohl bekannt und auch in der Pressearbeit nicht anders. Im Gegenteil – eine gute Themenplanung legt den Grundstein zu einer effizienten und vor allem langfristig funktionierenden Medienarbeit. Dabei ist vor allem wichtig Themen zu den richtigen Zeiten zu platzieren – sprich, deine Planung so legen, dass die Themen immer zum scheinbar passenden Zeitpunkt in die Redaktionen flattern.
Dies kannst du bereits bei der Themenrecherche berücksichtigen, indem du mit Agendasetting und -surfing arbeitest. Aber insbesondere bei frei gewählten Themen kommt immer wieder die Frage auf, ob es dafür überhaupt den passenden Zeitpunkt gibt.
Nicht jedes Thema ist zeitlich gebunden, aber die meisten. Manchmal ist das nicht so offensichtlich. Gerne nehme ich hier das Beispiel von Ökosystem und Hühnerhaltung. Beides Themen die sehr universell einsetzbar und zeitlich flexibel erscheinen. Auf den zweiten Blick und mittels ein bisschen Überlegung kommt man jedoch zu dem Schluss, dass sich die Haltungsbedingungen von Hühnern eher zu Ostern und die Vegetation des Ökosystems der Nadelbäume eher in der Weihnachtszeit anbieten. Solche Beispiele gibt es viele.
Verknüpfst du ein Thema mit einem bestimmten Zeitpunkt oder einer gewissen Zeitspanne, so resultiert daraus eine wesentlich höhere Relevanz für die Medien. Aber Achtung – zu absurd sollte die Verbindung nicht sein, denn natürlich gibt es auch Themen die ohne zeitlichen Anlass auskommen.
Wie geht man bei der Terminierung vor
Es gibt viele verschiedene Arten, wie man einen Themenplan inklusive Terminierung angehen kann. Ich persönlich ziele ein 3-Schritte-System vor. Denn dadurch ergibt sich eine klare Priorisierung und eine genaue Terminierung, ohne dass ich wichtige Anlässe verpassen oder meine Planung überfüllen könnte.
Beim 3-Schritte-System arbeite ich mit Agendasurfing und Agendasetting. Grundlage meiner Themen- und Zeitplanung ist eine eingehende Medienrecherche.
Die größte Wahrscheinlichkeit auf eine Erwähnung bekomme ich, indem ich Themen aus der Themenplanung der Medien aufgreife. Daher beginne ich mit dem Agendasurfing. Anhand meiner Medienrecherche weiß ich welche Medien für mich relevant sind und schaue mir deren Themenplanung an. Finde ich Themen, die eine Überschneidung zu meinen eigenen darstellen, notiere ich mir dies in meiner Themenplanung.
Nachdem ich die für mich relevanten Medien und deren Themenplanungen durchgearbeitet habe, beginne ich mit dem zweiten Schritt des Agendasurfings. Hier schaue ich mir Festtage, Thementage, usw. an und notiere mir auch diese in der Themenplanung.
Im dritten Schritt geht es an das Agendasetting, also das Setzen von eigenen Themen. Dadurch, dass ich in Schritt eins und zwei bereits einige Termine festsetzen konnte, bleiben mir jetzt meist nur noch wenige Lücken um eigene Themen zu planen. Ein weiterer Vorteil des 3-Schritte-Systems.
Ein beliebter Fehler in der Pressearbeit ist es, sich zu viel vorzunehmen. Stattdessen sollte man lieber auf gezielte Termine, Themen und Medien setzen. Um nicht in diese Falle zu treten, hilft wiederum das 3-Schritte-System. Ist ein Monat bereits mit ein oder zwei Themen gefüllt, sollte man lieber darauf verzichten an dieser Stelle noch ein weiteres, eigenes Thema setzen zu wollen. Gegen das Füllen von Lücken spricht jedoch nichts.
Vorlaufzeit der Medien beachten
Innerhalb deiner Planung solltest du zudem unterscheiden, an welches Medium du dich richtest. TV; Radio und Online-Medien sind in der Lage sofort zu publizieren. Im Print sieht das ganze schon anders aus. Insbesondere hier ist auf den Redaktionsschluss zu achten. Dieser kann sehr unterschiedlich ausfallen. Bei Tageszeitungen ist er meist zwischen 16 und 17 Uhr. Bei einigen Magazinen ist der Druck- und Redaktionsschluss bereits einige Monate vor Erscheinen des Magazins. Daher ist es unumgänglich zu wissen, wann die Redaktion an den jeweiligen Ausgaben arbeitet, damit du deinen Vorschlag zur passenden Zeit einreichen kannst.
Fassen wir nochmal zusammen: Die meisten Themen können zeit-orientiert ausgerichtet werden und bekommen dadurch eine wesentlich höhere Relevanz für die Medien. Wenige Themen kommen ohne den Faktor Zeit aus. Eine passende Terminierung ist daher essenziell. Eine gute Themenplanung fußt auf einer eingehenden Medienrecherche und wird durch das 3-Schritte-System geplant.
