Pressetexte sind immer noch das Mittel der Wahl, wenn es darum geht Journalisten mit Informationen über das eigene Unternehmen zu versorgen.

Pro Tag werden zig tausende Presstexte versendet. Umso wichtiger ist es, dass du die allgemein gültigen Regeln für Pressemitteilungen kennst und bei deinen Texten anwendest.

Denn Journalisten haben keine Zeit jede Pressemitteilung zu lesen. Deine Mitteilung sollte deshalb auf den ersten Blickverraten, worum es geht.

Bei Pressemitteilungen kannst du eine Menge Fehler machen. Bevor du die nächste Pressemitteilung verfasst, solltest du daher die fünf wichtigsten Grundlagen für das Schreiben eines Pressetexts kennen.

Formaler Aufbau beachten

Pressetexte sind in aller Regel immer nach dem gleichen Schema aufgebaut. Das hat nicht nur den Vorteil, dass man als Verfasser einen groben Aufbau vorgegeben hat.

Man kann dadurch enorm viel Zeit sparen. Denn man muss seine Mitteilung nicht mehr in eine anschauliche Form bringen, sondern kann sich eine Vorlage anlegen, die man immer wieder (mit kleinen Änderungen) verwenden kann.

Neben diesem Vorteil, denn man als Verfasser der Pressemitteilung hat, gibt es noch einen weiteren Grund den formalen Aufbau unbedingt einzuhalten.

Journalisten haben meist wenig Zeit und wenig Lust jede Pressemitteilung nach den wichtigsten Informationen zu durchforsten. Ein fester formaler Aufbau ermöglicht es, dass die Pressemitteilung schnell überflogen werden kann und alle wichtigen Informationen auf einen Blick erkennbar sind.

Wie sieht der formale Aufbau aus?

Pressetexte beginnen immer mit einer Überschrift. Welche Kriterien diese erfüllen sollte, erfährst du im Abschnitt inhaltlicher Aufbau.

Auf die Überschrift folgt eine kurze Einleitung ins Thema. Diesen Abschnitt solltest du so kurz, wie möglich halten. Ideal ist ein Satz – drei sind aber auch noch in Ordnung.

Danach beginnst du einen neuen Absatz, der bereits zum Body gehört. Pro inhaltlichem Abschnitt solltest du einen neuen Absatz setzen. Vergiss dabei nicht die Zwischenüberschriften.

Vor jeden Absatz ist eine Zwischenüberschrift zu setzen. Dein Text sollte idealer Weise rund eine Seite lang sein. Du kannst jedoch auch etwa 25% weniger oder mehr schreiben. Hier sind eher die inhaltlichen Aspekte entscheidend.

Hast du alles geschrieben und die Seite ist noch nicht voll, dann versuch nicht zwanghaft die Seite zu füllen. Gleiches gilt, wenn du die Eine-Seite-Grenze überschreitest.

Inhaltlicher Aufbau

Noch entscheidender als der formale Aufbau eines Pressetexts ist der inhaltliche Aufbau.

Hier haben sich feste Regeln eingespielt, die jeder PR-Schaffender und Journalist kennen sollte. Hälst du dich nicht an diese Regeln ist es unwahrscheinlich, dass deine Pressemitteilung überhaut gelesen wird.

Entscheidend bei einem Pressetext ist, dass dieser schnell und verständlich überflogen werden kann. So kann der Journalist in sekundenschnelle das Thema und die Relevanz einer Mitteilung einordnen.

Dazu ist es notwendig, dass du die relevanten Informationen an die richtige Stelle packst. Nämlich so, dass der Journalist sie direkt entdeckt und verarbeiten kann.

Wie sieht der inhaltliche Aufbau eines Pressetextes aus?

Der Aufbau eines Pressetextes ist klassischerweise pyramidenförmig. Das bedeutet, dass die Relevanz der Informationen zum Ende des Textes immer geringer werden. Du beginnst mit den wichtigsten Informationen. Der Text sollte von hinten leicht zu kürzen sein.

Im ersten Absatz ihrer Pressemitteilung solltest du die wichtigsten W-Fragen beantworten:

  • Wer?
  • Was?
  • Wo?
  • Wann?

Die Beantwortung der vier wichtigsten Fragen erfolgt in der Regel in den ersten ein bis drei Sätzen.

Im Body deines Pressetexts kannst du auch die Fragen Wie und Warum beantworten, in dem du Hintergrundinformationen zu deiner Meldung anbieten.

Sollten die zwei ergänzenden W-Fragen maßgeblich für dein Thema sein, gehören diese natürlich in die einleitenden Sätze.

Nach dem Body folgt die Boilerplate. Dabei handelt es sich um einen kurzen, allgemeinen und informierenden Text über dein Unternehmen. Diesen Text schreibst du nicht pro Pressemitteilung neu, sondern verwendest diesen immer und immer wieder.

Experten-Tipp: Grenz die Boilerplate optisch von deiner Mitteilung ab. Das kann zum Beispiel dadurch geschehen, dass du einen Rahmen um den Text legst oder den Text in einer anderen Schrift oder -größe darstellst.

Zum Schluss deiner Pressemitteilung solltest du noch die Kontaktdaten des Pressekontakts für mögliche Nachfragen angeben.

Am besten du gibst hier sowohl eine Emailadresse, als auch eine oder mehrere Telefonnummern (Handy und Festnetz) an. Vergiss auch nicht den Namen des Pressekontakts zu nennen. (Du solltest einen konkreten Ansprechpartner nennen und nicht nur eine Abteilung.)

Zeitform beachten

Achte auf die Zeitform deiner Pressemitteilung. Idealerweise schreibst du eine Pressemitteilung zu einem aktuellen Thema. Das sollte sich auch in deiner Mitteilung wiederspiegeln.

Daher solltest du darauf achten in der richtigen Zeitform zu schreiben. Pressetexte werden grundsätzlich im Präsens geschrieben. Dadurch erhält die Pressemitteilung den aktuellen Charakter, den du mit deiner Meldung vermitteln willst.

Bei den Hintergrundinformationen kannst du natürlich auf das Präteritum oder bei einer Ankündigung auf das Futur zurückgreifen. Der Hauptteil sollte jedoch im Präsens stehen.

Weiterführende Informationen anbieten

In deiner Pressemitteilung beschränkst du dich auf die wichtigsten Informationen zu deinem Thema. Du solltest – in Zeiten des World Wide Web – jedoch weitere Informationen anbieten.

Dazu kannst du beispielsweise einen Newsroom auf deiner Website einrichten und dort weitere Hintergrundinformationen bereitstellen. Dieses Vorgehen ist besonders bei komplexeren Themen sinnvoll. So ersparst du dir viel Arbeit und schaffen es den zeitlichen Aufwand für den Journalisten zu reduzieren.

Immer nur eine Information pro Mitteilung

Auch wenn sich bei dir gerade alles mögliche tut, über das du eine Pressemitteilung schreiben könntest, beschränk dich in der Mitteilung immer nur auf ein Thema. Ein weiteres gehört in einen zweiten Presstext.

Experten-Tipp: Plane den Versandt deiner Pressemitteilungen strategisch. Vermeide mehrere Pressemitteilungen gleichzeitig oder in einem kurzen Abstand hintereinander versenden.

Wenn du diese Grundlagen beachtest, hast du die besten Grundlagen für eine gelungene Pressemitteilung geschaffen.

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